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ERP中采购业务的难点解析

ERP中采购业务的难点解析

发布时间:
2019/04/30
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    ERP早已不是新鲜事物,但是,在财务业务一体化的ERP中,如何彻底处理好全部的采购业务,对于某些采购和财务人员至今仍感到迷茫。对于采购人员来讲,因为某些企业中由他们负责采购发票与采购入库单的匹配工作,在ERP中该部分内容比较细化,甚至还要涉及到复杂的暂估处理,这使得他们力不从心。对于财务人员来讲,ERP中凭证的处理很细化,他们对于采购环节了解又不彻底,经常造成采购业务涉及到的财务科目账务不平,折腾半天也找不出个所以然来。
    市场上ERP软件非常多,笔者也无法一一去讲述该部分业务在ERP中的操作;在本文中,笔者从业务处理角度向读者抽丝剥茧、详细解读这些难点在采购业务中的处理,以便“以不变应万变”。
 
一 、采购结算、采购暂估的含义
1、采购结算
    具体什么叫采购结算,我们不去抠概念,那是学者的事情。我们经常看到采购或财务人员,一手拿采购入库单、一手拿采购发票,一核对,然后用曲别针别在一起的过程,这个过程就是采购结算的核心环节。因此,可以把采购入库单与采购发票、采购费用发票匹配的过程称为采购结算。
    在采购结算中,有两种情况需要特别说明。一是采购过程中发生的运费、保险费、装卸费、通关费等,这些费用有些企业直接分摊到采购货物成本中,有些企业把它们归集到期间费用中。二是采购过程中的合理损耗也是采用了这两种处理方式,有的分摊到了采购货物成本中,有的归入了期间费用。这两种情况在财务处理上会进入不同的会计科目,但在业务处理中差别不大,最多是不同的ERP软件中操作上有细微差别,采购人员也不必过多关心。
 
2、采购暂估
    先用大白话解释一下,采购暂估就是对采购金额的估计。按照财务规定,每月采购的货物,月底必须入账。财务以采购发票金额做为入账金额,若本月采购的货物,月底之前没有收到采购发票,就需要把采购金额先估计入账,等到收到采购发票后,再根据采购发票的实际金额做调整。这种估计采购金额并按该金额入账的方式即为采购暂估;因为采购暂估是预估的应付账款,所以财务上也称为暂估应付。在采购结算中,笔者提到采购发票包含采购货物发票和采购费用发票两部分,若本月的这两部分发票都没有收到,一般货物金额必须暂估,对于费用金额,根据金额的大小,企业可以灵活选择是否进行暂估。对于如何估计采购金额,也不是随便拍脑袋,一般按照采购订货时的价格进行暂估。
    估计的采购金额,等到收到采购发票后,需要把采购暂估回冲掉。那么,如何做暂估回冲呢?一般有三种方式:单到回冲、单到补差、月初回冲。企业使用ERP后,最常用的是单到回冲和单到补差这两种。这三种方式具体是什么,请看下表中笔者的解释:
二 、如何处理采购结算与采购暂估
    因为采购结算、采购暂估两个环节衔接紧密,它们也是采购业务中财务、业务处理的衔接点,笔者把二者放在一块儿进行解说。
1、采购结算、采购暂估的分类
    对于一笔货物来讲,若本月收到货物,也收到了货物发票和费用发票,就不需要做暂估处理,直接结算即可;若本月仅收到货物,未收到货物发票或费用发票,月底需要对货物金额做暂估,费用金额视企业要求而定是否进行暂估。等到收到货物发票或费用发票的月份,先回冲暂估,再做结算;针对极个别先收到发票,本月未收到货物的情况,先把发票做应付账款处理即可,等到收到货物后直接做结算。
    根据采购人员收到货物和发票的不同时间,常用的采购结算与采购暂估具体可以分为如下几种情况:
 
 
2、采购结算、采购暂估的详细处理
    在细说每种情况的处理之前,笔者先解释一下采购费用发票的处理原则。采购费用发票,可以摊入采购成本,可以归集到期间费用。归集到期间费用时,不需要对应到每笔采购货物,不需要采购结算,也不会涉及采购暂估了。但是,采购费用发票如果摊入采购成本,它一般按照需要摊入的每种货物的数量或金额进行分摊。采购费用金额能对应到每笔采购货物最好,若实在对应不上也需要清楚的知道应该分摊到哪些种类的货物中;因此,采购费用发票摊入采购成本时,一定需要做采购结算处理。采购费用摊入采购成本时是否需要暂估呢?企业一般根据采购费用金额大小而定,金额较小时一般不暂估,等收到采购费用发票后,直接结算即可。
    因为采购费用归集到期间费用无需暂估,所以在如下的详细处理介绍中,笔者按照采购费用摊到采购成本的方式进行阐述。
 
货票同到
    对于货物、货物发票、费用发票同时到来的情况最好处理,此种情况不涉及暂估处理,仅需做采购结算。三者匹配完毕后,采购费用按照入库单上每种货物的数量或金额直接摊入采购成本。结算完毕,大多数ERP软件,会生成一张采购结算单,同时给参与结算的货物打上已结算的标识。
 
货与部分票同到
    针对货物全到、货物发票全到、费用发票部分到的情况,一般与“货票同到”处理情况相同,把上述三者先做结算,剩余部分做暂估。后续收到剩余部分的费用发票时,再做一次费用结算处理;但此时一般把后续收到的费用发票金额直接摊入结存的货物成本中,不再追踪当时货物的采购入库单据。因为在ERP中,当时的货物入库单据已经做过一次结算,并进行了账务处理,哪怕进行追踪也无法更新当时货物单据的金额。还有另一个重要原因是摊入结存成本的方式,一般不影响货物出库的成本计算(影响货物出库成本的特殊情况是:“个别计价”核算出库成本的情况)。
    针对货物全到、货物发票部分到的情况,无论费用发票情况怎么样,一般把到票的那一部分货物做结算处理,没有到票的部分做暂估处理。在处理中,一般把费用发票按照分摊规则直接摊入货物的结存成本中。
 
先货后票
    先货后票的情况,本月先做暂估,等收到货物发票后先回冲暂估,再做结算处理。对于费用发票,若进行了暂估也需要先回冲暂估,再做结算处理。费用结算时,一般也是仅调整货物的结存成本。比如:在用友ERP-U8中,费用结算处理时,通过一笔仅有金额无数量的“入库调整单”,调整货物的结存成本。
 
先票后货
先票后货的情况,比较少。但是,存在此情况时,一般把发票先做应付处理即可,等到收到货物后,再做结算。
 
未开票退货
    此种情况也称为“红蓝入库单结算”。因为采购入库后,业务环节结束了,但财务处理还没有结束,最终需要通过结算往财务环节流转。因为货物已退给供应商,不会再收到采购发票,所以要从财务意义上结束这笔业务,需要进行入库单据和退货单据的匹配工作,即:红蓝入库单结算。
 
开票后退货
    开票后退货,原则上会收到供应商的退货发票,若实在没有退货发票,一般是换货而非退货。对于换货业务,如果原来的采购入库单在ERP中已经开票,建议在形式上走退货流程,依据退货单做红字采购发票,并二者做结算。
 
三 、采购结算中的特殊情况处理
    上述六种情况,都算采购结算与暂估中的正常情况。其实,在采购结算中还有一些“疑难杂症”或不按套路出牌的情况;采购损耗在采购结算环节中就是“疑难杂症”的典型代表,供应商不给开发票可以称做典型的“不按套路出牌”的情况。那么,对于这两种情况应该如何处理呢?
 
1.采购损耗
采购损耗,分为合理损耗与非合理损耗。对于合理损耗,双方协商由谁来承担,若采购方承担,可以摊入采购成本或归入期间费用;摊入采购成本时,在采购结算环节,平摊到对应的采购金额中即可,它会稍微抬高货物的采购单价;若归入期间费用,根据损耗依据直接在财务中做凭证即可。若合理损耗由供应商承担,一般在采购结算中抵消该部分采购金额即可,从而降低货物的采购单价。
对于非合理损耗,一般由供应商承担,同样也是在采购结算中抵消采购金额,从而减少应付账款。
 
2.供应商无法开具采购发票
在现实工作中,企业经常要买些低值易耗品,或生产辅料。有时这些供应商就是个体户,他们不愿给客户开发票,或需要单独谈开发票的条件;这就导致企业购买低值易耗品或生产辅料时收不到采购发票。针对这些情况,如果企业在ERP中走采购入库流程,建议做张虚拟的采购发票,然后结算即可。当做财务凭证时,用供应商给开的收据做为原始凭证即可。
 
四、期初采购的处理
    当企业第一次实施ERP的时候,若采购与应付进行财务业务一体化,那么就涉及到ERP上线以前未收到采购发票的采购入库单的处理问题,期初采购主要指的就是这个问题。针对这部分入库单不能再重新入一次库吧?那应该如何处理呢?
    一般在ERP中有一个期初采购的功能,在该功能节点下录入这部分期初采购入库单,录入的这些采购入库单,它不会影响仓库中的现存量,它的作用仅是等收到采购发票后,回冲暂估、做采购结算处理。期初采购入库单后续的暂估回冲、采购结算,与正常的采购入库业务完全一样。如上,即是期初采购的处理。
 
五、采购中转科目借贷不平的常见原因
    在ERP中,当供应链与财务模块集成使用时,采购业务的凭证一般在存货核算模块和应付管理模块生成,然后传入总账;而不像仅做总账凭证的手工记账、会计电算化时代一样,把采购入库单和采购发票放在一起直接做个总账凭证就完事儿。这种财务业务一体化的凭证生成方式,当不考虑暂估时,与直接做总账凭证方式的对比如下:
    在“财务业务一体化”方式下,采购入库单、采购发票都在采购管理模块中,二者结算后,采购入库单、采购发票分别传入存货核算和应付管理模块生成凭证。在“直接做总账凭证方式”下,拿着纸质的采购入库单和采购发票,直接手工填制纸质凭证或在会计电算化的总账模块中填制凭证即可。在这两种方式下最大的区别就是:财务业务一体化方式下,采用了“材料采购”科目做中转。原因在于:它把“直接做总账凭证方式”下的一张凭证拆成了两张,为了平账,必须通过一个中转科目。这里需要说明的是:“材料采购”中转科目月末是没有余额的,因为只有采购入库单、采购发票做结算后才会用到该科目做中转,暂估状态下不需中转科目,借方直接记入“原材料或库存商品”与“应交税金”即可,贷方记入“应付账款”。有时,企业也用“在途物资”科目做中转;至于“材料采购、在途物资”两个会计科目在会计准则下的含义与区别,本文中不做讨论,本文的目的在于把这种业务在ERP下的使用难点解释清楚。
    正是因为在“财务业务一体化”方式下,用“材料采购”科目做了中转,增加了处理环节,所以稍有不慎,便会引起“材料采购”科目借贷方不平,月末有余额。究其具体情况与原因,笔者总结如下:
 
1.发票凭证与入库单凭证期间不一致
    若采购入库单与采购发票在某月份做了结算,两张单据需要同时在当期内生成凭证,若有一方不生成,月末会引起“材料采购”科目借贷不平,导致借方或贷方有余额。这里再次强调一下,对于采购入库单暂估的业务,是用不到“材料采购”科目的。
 
2.非采购结算业务使用了“材料采购”科目
    无论哪一个中转科目,一定是需要借贷匹配的;建议给中转科目明确使用范围与用途,不得用于其他情况,这样才能有效避免中转科目借贷不平。对于用于采购结算业务的中转科目,若在其他业务中当做非中转科目使用,当然极易引起“材料采购”科目的借贷不平。
 
3.存在未结算就直接做凭证的采购发票
    在财务业务一体化的ERP中,采购发票需要先与入库单结算再生成凭证,若未结算就直接生成了凭证。而采购入库单要么仍在暂估状态要么需要做暂估,因为暂估处理用不到“材料采购”科目,所以此种情况下会造成“材料采购”科目借贷不平。
 
4.费用发票摊入采购成本的调整单据,未生成凭证
    在采购入库单与采购货物发票做过一次结算后,收到采购费用发票时,若采购费用发票需要摊入采购成本,它只能通过直接调整相应货物的结存成本。在ERP中,一般通过存货调整单据实现成本的调整,同时采购费用发票做应付账款处理。在此种情况下,若调整单据没有及时生成凭证,也会引起“材料采购”科目借贷不平。
    存货调整单据的使用,在ERP中也会引起存货明细账仅有金额没有数量的情况。举个例子,假如A货物现在的库存量是零,若现在有一笔采购费用发票通过存货调整单摊入了A货物的成本中,此时就会引起A货物仅有金额无数量的情况。但是,此种情况不算异常,不用担心,后期它会随着A货物的购进与使用,在A货物的出库成本核算中,进行动态调整的。比如:A货物的出库计价方式为“移动平均”,那么A货物每次出库时,ERP都会动态的计算A货物的出库成本的。
 

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